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オンライン商談ツール比較|目的別おすすめ紹介

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オンライン商談ツール比較・おすすめ

オンライン商談とは、直接客先に訪問することなく、ビデオ通話などを用いてWeb上で行なう商談のことです。デジタル化やDX推進の波を受け、あらゆる業界で導入が進んでいることに加え、直接対面が必要のないことから新型コロナウイルス感染対策としても有効です。

オンライン商談をスムーズにおこなうためには、目的に合った機能や導線をもったツールを選ぶ必要があります。

この記事では、オンライン商談のメリットを最大限に引き出せるよう、オンライン商談ツールの選び方や比較ポイントなどについて分かりやすく解説していきます。

オンライン商談ツール利用のメリット

オンライン商談ツールの基本機能

商談効率が上がる

オンライン商談は、移動時間を大幅に削減できるため、商談効率が上がります。

従来式の対面商談の場合、お客様のもとへ向かう往復の移動時間を入れると、ひとつの商談だけで2〜3時間を要することになります。しかし、オンライン商談ツールを利用すれば、移動時間がまるまるカットでき、1人の営業が1日により多くの商談件数をこなすことができます。

また、複数人数が参加する商談の場合、スケジュール調整がよりしやすくなり、広い会議室などを抑える必要もありません。より少ない労力でたくさんの商談をこなせるようになるのが、オンライン商談の最大の魅力です。

接点が少なかった顧客との商談機会を作れる

オンライン商談ツールを使えば、地理的な距離の制約がなくなるため、遠方の顧客や海外の顧客とも、より多くの商談機会を作れるようになります。これまでかかっていた出張コストなども削減でき、費用面でのメリットも大きいです。

特にBtoC商談においては、お客様が事務所や店舗まで足を運ぶケースがほとんどなため、物理的な距離や移動時間が障壁となり、商談申し込み自体を諦めてしまうことも多くありました。オンライン商談ツールなら、Webサイトから簡単に商談を開始できたり、予約できるため、新規顧客層の拡大にも効果的です。

関連記事:オンライン相談が「選ばれる機会」を創出。新規顧客層からの問合せも拡大(ひかリノベ様インタビュー)

商談を可視化/履歴を残せる

管理機能などが搭載されたオンライン商談ツールを使えば、誰がいつどんな商談を行ったか、データや履歴を残すことが可能です。商談を見返して、お客様の要望や質問を再確認すれば、認識のズレや勘違いを防ぐことができますし、これまで属人的になりがちだった営業活動を定量的・定性的に分析し、可視化しやすくなります。商談をレコーディングしておいて、商談分析や新人教育などに使うのも効果的です。

日々の商談もデジタルツール・データを活用することで、効果や効率を高めていくことがこれからの時代はより重要になります。

関連記事:【機能紹介】管理者コンソールで、スタッフ・商談・予約を一元管理

オンライン商談ツールの基本機能

オンライン商談ツールの利用イメージ

ビデオ通話・音声通話

ビデオ通話や音声通話は、オンライン商談ツールの基本機能です。

自社で利用するパソコンやタブレット端末で問題なく動作するか、映像や音声の品質は問題ないかなど事前に確認しておくようにしましょう。オンライン商談ツールによっては、同時に電話接続が必要だったり、アプリのインストールが必要なものもあります。また、お客様のカメラ映像をオフに設定できるものなど、ツールによって細かな仕様が異なりますので、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

画面共有

オンライン商談ツールには、こちら側の資料や画面を相手方に共有する画面共有機能が搭載されています。パソコンのデスクトップ全体だけではなく、開いているアプリやブラウザタブを選択して共有できるので安心です。画面共有機能により対面のオフライン商談と同様に、プレゼン資料やエクセル、ウェブサイトなどを相手に見せながら説明をおこなうことができます。

関連記事:【機能紹介】画面共有で、通話中に自分の画面を相手に共有しよう

テキストチャット・資料送信

オンライン商談ツールでは、相手の映像や音声での会話に加え、テキストチャットで情報を補足できます。重用な内容をメモして議事録代わりに利用することもできますし、URLを送ったり、会話では聞き取りにくい商品番号や品番などを伝えるときなどにも便利です。また、オンライン商談ツールによっては、その場でPDF資料や写真、スクリーンショットなどを送信しあうことも可能です。

録画・録音(レコーディング)

オンライン商談ではレコーディング機能をONにして、商談内容を録画・録音することも可能です。商談内容のエビデンスとしても活用できますし、後で録画を見返して重用なポイントを確認したり、社内共有にも役立ちます。

録画機能などは録画分数や保存期間などによって、追加料金がかかるケースが多いので、事前に料金プランや自社での想定利用時間などを確認しておくと良いでしょう。

オンライン商談ツールの比較ポイント

上記で紹介した基本機能は、ほとんどのオンライン商談ツールに備わっていますが、各ツールによって特長や得意とする商談タイプが異なります。ここではツールを選ぶ上でチェックすべき比較ポイントについて解説していきます。

商談開始までのフロー

オンライン商談の利用フロー

各オンライン商談ツールによって、日程調整からオンライン商談を実際にスタートする際のステップやフローが大きく異なります。

メールや電話で日程調整した上で手動で会議URLを発行してお客様に送るもの、日程調整機能も備えていてURLが自動送信されるもの、スタッフが空いていればいつもでウェブサイトからワンクリックで商談が始められるもの、電話をしながら商談をおこなうもの・・・など、様々なタイプの商談ツールが存在します。

特にBtoC商談の場合は、お客様と個別に日程調整が必要になると、時間や手間がかかり離脱に繋がってしまいます。そのため、ウェブサイト内で直接予約できたり通話を開始できるかなど、商談開始までのフローは重点的にチェックしましょう。

BtoB商談 or BtoC商談

BtoB商談とBtoC商談の違い

前述のようにオンライン商談ツールによって、BtoB商談に向いているツールとBtoC商談に向いているツールに分かれます。

法人同士の打合せであれば、商談前にすでにメールアドレスや電話番号が分かり、やりとりをしているケースがほとんどですので、会議URLを手動で発行してメールで送るようなツールの方が使い勝手が良いでしょう。

いっぽうBtoC商談であれば、お客様はウェブサイトに訪問して商談予約をおこなうケースが多いです。そのため、ウェブサイトから直接予約ができたり、サイトからワンクリックで商談をスタートできるようなツールが最適です。お客様に手間がかからない簡易的な設計のツールを選びましょう。

サポート環境・モバイル対応

オンライン商談ツールのサポート環境

導入するオンライン商談ツールが、自社の端末やインターネット環境で利用できるか事前にチェックしておく必要があります。特に、アプリのインストールが必要かどうか、社内ネットワーク(VPN)を使って接続するかどうか、パソコンのスペックは十分か、モバイル端末(スマートフォン)には対応しているか、などを確認しておきましょう。自社の環境はもちろん、お客様がどのような環境・端末で利用するかも考慮します。

セキュリティ

オンライン商談の会話内容には、機密情報も含まれることも多々あります。各ツールのセキュリティ対策は確認しておきましょう。

通信や送信ファイルの暗号化や、運営企業のISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の取得状況などを確認すると良いでしょう。またツールのセキュリティ状況だけでなく、外出先などでオンライン商談をおこなう場合は周囲に会話や打合せ内容が聞こえてしまう恐れもありますので、実施時の環境などにも配慮する必要があります。

目的別・おすすめオンライン商談ツール

【BtoB商談】Zoom(ズーム)

Zoom

Zoomは、BtoB商談に便利なビデオ通話コミュニケーションシステムです。ミーティングルームを作成し、ミーティングURLやパスワードを共有することで、複数人でのWeb会議が可能です。画面共有やバーチャル背景などにも対応しており、オンライン商談に必要な基本機能を備えています。

【BtoB商談】Google Meet(グーグルミート)

GoogleMeet

Googleが提供するビデオ会議ソリューション。Google Workplaceに統合されているため、GoogleカレンダーやGmailから簡単に会議URLを発行できたり会議に参加できます。Googleアカウントを利用している企業であれば、ぜひ利用したいオンライン商談ツールです。BtoC商談の場合、お客様にもGoogleアカウントを作成してもらったりログインしてもらう必要があるので、BtoB商談向けのツールです。

【BtoC商談】LiveCall(ライブコール)

LiveCall(ライブコール)

LiveCall(ライブコール)はBtoC商談に特化したビデオ通話プラットフォームです。ウェブサイトからワンクリックで商談を開始できるため、商談機会を逃さず、新規顧客層の拡大などが期待できます。予約制にしたい場合は、スケジュール調整や予約通知などは全てシステムが自動でおこなってくれるため、営業スタッフは日程調整の手間などをかけず、商談機会を増やすことができます。

関連記事:LiveCallが、オンライン接客・BtoC商談に最適な理由

【まとめ】目的に合ったオンライン商談ツールを選択しよう

オンライン商談ツールをうまく活用すれば、商談効率を高められたり、顧客との商談機会・接点を増やすことができます。レコーディングや商談メモ機能なども活用すれば、営業ノウハウをデータ化したり社内共有することも可能になります。

一口にオンライン商談と言っても、法人間のBtoB商談と一般顧客とのBtoC商談では性質や商談設定までのフローやステップが異なります。活用する用途を明確にし、自社に最適なオンライン商談ツールを選択するようにしましょう。

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